Ho tutto nel Cloud

“Non ho il pdf del documento qui con me, è sul computer di casa”. “Ho lasciato la chiavetta con le foto in ufficio, te le porto la prossima volta”. “Vorrei avere una copia di sicurezza delle foto del matrimonio, ma ho paura che poi i dischi si rovinino”…

Tutti problemi connessi con l’uso di strumenti informatici che prima non avevamo, o non sentivamo come impellenti. Di ogni foto si conservavano i negativi, per poterle ristampare. Le versioni elettroniche dei documenti non erano nemmeno pensabili. Oggi invece tutto questo è quotidianità e la velocità con cui sono cambiate le nostre abitudini impone un diverso modo di gestire le informazioni più importanti, in modo che siano facilmente recuperabili. La soluzione c’è e non è difficile da applicare. Si chiama cloud.

Si tratta di servizi online in cui è possibile depositare le proprie informazioni, per poterle recuperare ovunque da qualunque sistema informatico, purché collegato a Internet. Si chiamano Google Drive, Dropbox, iCloud, OneDrive solo per citarne alcune. Funzionano tutte allo stesso modo: al servizio si accede gratuitamente fino ad una certa capacità massima, poi si paga per spazi più consistenti. Con username e password si accede a una pagina che consente di creare cartelle e sottocartelle dove si possono trascinare i file che vogliamo depositare in rete. È l’equivalente online della cartella Documenti di Windows o di Apple, col vantaggio di potervi accedere da qualunque dispositivo collegato in rete. L’accesso ai dati normalmente usa i protocolli sicuri: l’utente deve aver cura di non diffondere la password, o di cambiarla spesso (ogni sei mesi, ad esempio).

Prima di Internet, i documenti elettronici erano legati al computer in cui si trovavano. Per poterli trasportare con sé occorreva copiarli su dischetto (fino agli anni 2000) o su pendrive. E qui iniziavano i problemi: creando un duplicato del file per modificarlo altrove, si generano due versioni del documento, una aggiornata e una no, che possono generare confusione. La duplicazione incontrollata delle informazioni è l’incubo dell’ingegneria informatica, perché è fonte di problemi nel tempo, tanto che esistono ferree regole tecniche per contrastarla.

Il cloud è uno dei modi con cui il problema si risolve: si accede a internet, si modifica direttamente il documento originale, e punto. Si può anche creare un duplicato, se necessario, ma tutto sarà sotto controllo.

Qualunque servizio di cloud si scelga, c’è sempre l’app dedicata sia per iOS che per Android, per i PC Windows e per gli Apple. Se poi si cambia computer o disco, poco male. Basta connettersi al servizio dal nuovo computer per ritrovare tutto. Stessa cosa se il computer viene perduto: in quel caso è possibile anche inibire l’accesso ai file cambiando la password di accesso.

Col miglioramento della qualità dei servizi di rete, anche cellulari, e la riduzione del loro costo, accedere alla propria documentazione è più rapido ed efficiente rispetto ad anni fa, si risparmia tempo, ci si porta dietro meno oggetti e cosi via.

Se non si vuole spendere troppo in servizi cloud, il consiglio è di usare le versioni gratuite come deposito dei documenti usati più spesso. In tal modo non c’è bisogno di portarsi dietro chiavette o dischi esterni. Non ci sarà più distinzione tra i computer del lavoro e di casa: da qualunque postazione si può accedere ai documenti più importanti.

Con una spesa comunque contenuta (dai 40 ai 120 euro annui in questo 2019) è possibile avere più spazio a disposizione sui server in rete (fino ad un Terabyte, ossia 1000 Gigabyte). Ogni servizio di cloud poi si attrezza con altri servizi: OneDrive offre un Terabyte e la licenza Office a 120 euro annui, Google Drive in versione gratuita offre 15 GB di spazio, ma con 40 euro annui si hanno 30 GB e la possibilità di gestire le email col proprio dominio con lo stesso software di Gmail, comodissimo.

Sull’uso di cloud esistono alcuni dubbi relativi alla proprietà dei file e alla loro sicurezza. Adottando la soluzione cloud, i file risiedono su server di un’azienda terza. Il proprietario ne perde il controllo diretto ed esclusivo. Esattamente come lo stipendio versato in banca e non direttamente a noi. La sicurezza, dei nostri dati o dei nostri soldi, dipende quindi dalle politiche di sicurezza che un’azienda terza adotta, sia essa un fornitore di servizi di cloud o una banca.

La cosa da non fare è rifiutare a priori per paura di raggiri o problemi. Nulla è sicuro al 100%, qualcosa può sempre capitare: così come le banche più sicure possono subire delle rapine, nonostante le precauzioni, allo stesso modo i dati possono andar persi per intrusione nei sistemi da parte di malintenzionati.

Per far fronte a questi rischi, le banche adottano polizze assicurative, mentre i servizi cloud più seri adottano protocolli di sicurezza che prevedono la duplicazione dei dati in diverse server farm (magazzini in cui sono ubicati migliaia di server) dislocate in giro per il mondo: se una di queste va a fuoco o perde i dati, si recuperano le informazioni dai server duplicati.

In conclusione, quindi, niente panico o rigetto a priori: basta un po’ di attenzione alla qualità dei servizi offerti, leggendo bene i contratti e sarà possibile godersi i benefici delle innovazioni tecnologiche senza preoccupazioni.