Aiuto, la fattura elettronica!

In questo inizio di 2019 tra imprenditori, commercialisti, clienti e fornitori delle aziende italiane non si è parlato d’altro. La fatturazione elettronica, entrata in vigore dal 1° gennaio 2019, ha stravolto il modo di lavorare di molte aziende italiane, diverse delle quali sono arrivate impreparate all’appuntamento; il nuovo sistema impone di rivedere la propria organizzazione e l’adozione di software specifici per fare ciò che prima si faceva con un computer ed Excel o addirittura con carta e penna. Ma come funziona questo nuovo sistema di fatturazione?

Si prendano ad esempio l’Azienda A (fornitore che deve incassare la fattura) e l’azienda B (azienda cliente). Il principio di base è questo: l’azienda A crea la fattura a carico dell’azienda B indicando i dati anagrafici del cliente e quelli contabili, e la invia allo SDI (Sistema di Intercambio), il sistema software controllato dall’Agenzia delle Entrate, che controlla la correttezza formale del documento.

Dopo qualche tempo (entro 5 giorni), lo SDI manda all’azienda A (via Posta Elettronica Certificata) l’esito del controllo: se tutto è andato a buon fine, il sistema recapita all’azienda B la fattura, che verrà registrata. Se qualcosa è andato storto a causa di qualche errore, l’azienda A riceve l’avviso dallo SDI, con indicazione della causa del rigetto, e provvederà a correggere il documento, ripetendo la procedura.

Contemporaneamente, lo SDI comunica i dati di fattura all’Agenzia delle Entrate e alla Ragioneria dello Stato, che viene messa al corrente della transazione in tempo reale.

Tale sistema, attivato dal 2014 per le fatture verso la Pubblica Amministrazione, dal 2019 è obbligatoriamente adottato, con qualche eccezione (vedi box), per tutte le transazioni tra imprese, professionisti e privati.

Dal punto di vista tecnologico, il documento elettronico viene compilato in un formato standardizzato detto XML. In questo modo si garantisce l’universalità dello scambio della documentazione fiscale, senza posizioni dominanti di un software su tutti gli altri.

Il formato XML, tuttavia, ha bisogno di una certa competenza in informatica per essere compilato correttamente: non sarebbe pratico né efficiente scrivere una fattura elettronica direttamente in XML. Per questo motivo, il mercato del software gestionale offre varie soluzioni per la gestione e la conservazione delle fatture elettroniche, sia attive (verso clienti) che passive (dai fornitori). In alternativa è possibile accedere direttamente al sistema gratuito dell’Agenzia delle Entrate, un po’ spartano, ma comunque efficace.

Su ogni documento, oltre ai dati anagrafici e alla Partita IVA e/o Codice Fiscale del cliente, va indicato il cosiddetto Codice Destinatario di 7 caratteri che indica il sistema software adottato per la gestione della fatturazione. Tramite queste informazioni, lo SDI è in grado di consegnare la fattura al suo destinatario.

Il Codice Destinatario è fornito dal gestore del software. Chi si affida direttamente all’Agenzia delle Entrate deve usare il Codice Destinatario 0000000 (sette zeri) e la propria PEC.

Ma come è andata in Trentino questo primo mese di fatturazione elettronica? Secondo il dott. Pasquale Mazza, Presidente dell’Ordine dei Commercialisti ed Esperti Contabili della Provincia di Trento, il primo periodo è stato condizionato dalle difficoltà: “I vari software sul mercato hanno dimostrato tutti, nessuno escluso, qualche problema di allineamento con lo SDI. Considerato il largo anticipo con cui le più grandi software house si sono mosse, sia a livello commerciale che tecnico, ci si aspettava di avere meno problemi”. A questi problemi tecnici, vanno aggiunti poi quelli propri dello SDI, che ha sofferto un po’ il volume di dati che ha dovuto gestire nel primo mese: in molti casi, l’approvazione delle fatture è andata molto più in là dei 5 giorni preventivati come massimo. Il risultato è stato che molti utenti, non sapendo che fare di fronte a fatture bloccate in un limbo, e temendo sanzioni, hanno tempestato di telefonate il proprio commercialista per sapere come comportarsi.

Un problema che dovrebbe essere transitorio, continua il dott. Mazza: “Tutto si risolverà con l’adattamento dei sistemi informatici, e con la maggior esperienza degli utenti. Nel frattempo, la difficoltà dell’avvio del nuovo sistema si è scaricato sui commercialisti, costretti a fare gli straordinari per fare fronte ai quesiti dei clienti: per noi è un periodo davvero difficile, anche in ragione delle altre incombenti scadenze fiscali”